Omgaan met deadlines

Tijdens je studie had je ze al: deadlines. Alleen kon je toen misschien nog een avond (of nacht 👀) doorhalen om dat verslag nét op tijd in te leveren. Op je werk is dat meestal niet de beste strategie.

Zeker als je net begint met werken, kan het lastig zijn om in te schatten hoeveel tijd iets kost. Ondertussen komen er nieuwe taken bij, vraagt een collega of je "even snel" ergens naar kunt kijken en blijkt die ene deadline toch belangrijker dan je dacht.

Hoe zorg je ervoor dat je het overzicht houdt én je werk op tijd afkrijgt?

Zorg dat de deadline duidelijk is

"Kun je dit binnenkort even oppakken?" is geen deadline.

Als niet duidelijk is wanneer iets af moet zijn, vraag er dan naar. Dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn: "Wanneer heb je dit uiterlijk nodig?" is vaak genoeg.

Check ook wat er precies van je wordt verwacht. Wanneer is een taak daadwerkelijk 'af'? Hoe duidelijker dat vooraf is, hoe kleiner de kans dat je vlak voor de deadline ontdekt dat er nog van alles bij moest.

Begin niet pas als de deadline dichtbij komt

Een deadline over twee weken voelt als een probleem voor je toekomstige zelf. Totdat die toekomstige zelf ineens nog twee dagen heeft.

Probeer daarom bij een nieuwe taak meteen te bepalen wanneer je eraan gaat werken. Grote opdracht? Hak hem op in kleinere stappen en geef die eventueel hun eigen mini-deadline.

Zo hoef je niet alles op het laatste moment te doen en merk je eerder wanneer iets meer tijd kost dan verwacht.

Bepaal wat écht prioriteit heeft

Heb je drie collega's die allemaal zeggen dat iets haast heeft? Dan kun je onmogelijk alles als eerste doen.

Kijk daarom niet alleen naar de datum van een deadline, maar ook naar het belang van de taak. Is iemand anders afhankelijk van jouw werk? Moet een klant erop wachten? Kan een project niet verder totdat jij iets hebt afgerond?

Weet je niet wat voorrang moet krijgen? Vraag het. Zeker als starter hoef je niet altijd zelf te kunnen bepalen wat binnen een organisatie het belangrijkst is.

Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik ben nu bezig met X en heb daarnaast Y gekregen. Welke heeft voor jou de hoogste prioriteit?"

Plan wat ruimte in

Als je denkt dat iets precies vier uur kost, is het verleidelijk om er precies vier uur voor vrij te houden.

Alleen komt er op een werkdag bijna altijd iets tussendoor. Een overleg loopt uit, een collega heeft een vraag of je ontdekt dat je informatie mist.

Probeer daarom wat speling in te bouwen. Als het lukt, plan je eigen deadline iets eerder dan de echte deadline. Dan heb je ruimte om iets te controleren, feedback te verwerken of onverwachte problemen op te lossen.

Wacht niet tot de deadline om te zeggen dat het niet lukt

Dit is misschien wel de belangrijkste.

Soms lukt een deadline gewoon niet. Je hebt de hoeveelheid werk verkeerd ingeschat, bent afhankelijk van iemand anders of er kwam onverwacht iets belangrijkers tussendoor.

Dat kan gebeuren.

Wat je beter niet kunt doen: wachten tot vrijdagmiddag 16.55 uur om te vertellen dat iets wat vrijdag af moest zijn toch niet gaat lukken.

Merk je dat een deadline in gevaar komt? Geef het zo snel mogelijk aan. Leg kort uit waardoor het komt en bespreek wat wél haalbaar is.

Daar heeft je collega of leidinggevende veel meer aan. Misschien kan de deadline worden verschoven, kan iemand je helpen of kan een andere taak tijdelijk wachten.

Houd je deadlines op één plek bij

Deadlines onthouden in je hoofd klinkt efficiënt, totdat je er eentje vergeet.

Gebruik daarom een systeem dat voor jou werkt. Dat kan je agenda zijn, een takenlijst of de planningstool die binnen je organisatie wordt gebruikt.

Het belangrijkste is dat je op één plek kunt zien wat er moet gebeuren en wanneer.

Kijk bijvoorbeeld iedere ochtend kort naar je planning. Wat moet vandaag écht af? Wat komt eraan? En waar moet je alvast mee beginnen?

Vijf minuten plannen kan je later op de dag behoorlijk wat stress besparen.

Laat je niet gek maken door 'spoed'

Op sommige werkplekken lijkt alles spoed te hebben. Maar als alles spoed is, is uiteindelijk niets meer spoed.

Krijg je onverwacht een urgente taak terwijl je al andere deadlines hebt? Maak dan duidelijk wat het gevolg is.

Bijvoorbeeld: "Dat kan ik vandaag oppakken. Dan schuift taak X waarschijnlijk door naar morgen. Is dat oké?"

Zo leg je niet simpelweg het probleem bij iemand anders neer, maar maak je wel duidelijk dat jouw tijd niet oneindig is.

En als je tóch een deadline mist?

Kan gebeuren. Zeker als je nog moet leren hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden kosten.

Neem verantwoordelijkheid, communiceer erover en kijk vooral naar wat je ervan kunt leren. Had je eerder moeten beginnen? Was de opdracht niet duidelijk genoeg? Had je eerder hulp moeten vragen?

Eén gemiste deadline maakt je niet meteen een slechte werknemer. Steeds opnieuw dezelfde deadline missen zonder iets te veranderen, wordt natuurlijk een ander verhaal.

Goed omgaan met deadlines leer je door te doen

Plannen op je werk is anders dan plannen voor je studie. Je bent vaker afhankelijk van collega's, prioriteiten kunnen veranderen en soms komt er ineens iets tussendoor.

Geef jezelf dus ook even de tijd om daarin je eigen manier te vinden. Maak afspraken duidelijk, houd overzicht en communiceer op tijd als iets niet haalbaar lijkt. Daar kom je meestal een heel eind mee.

Tijd voor een baan waarin je dit in de praktijk kunt brengen?

Bij StudiJob vind je bijbanen, stages en startersfuncties bij verschillende organisaties in Amsterdam en omgeving. Ideaal om werkervaring op te doen en ondertussen skills als plannen, samenwerken en omgaan met deadlines verder te ontwikkelen.

Neem een kijkje tussen onze vacatures en ontdek welke baan bij jou past.