Secretaresse Faculteitsbureau (32u p/w)

Voor een grote onderwijsinstelling is StudiJob per direct op zoek naar een:


Secretaresse Faculteitsbureau (32u p/w)

De faculteit van deze onderwijsinstelling verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Het geclusterde secretariaat van het faculteitsbureau ondersteunt de leden van het Dagelijks Bestuur (DB) van de faculteit, het Managementteam (MT) van de faculteit en de medewerkers van het faculteitsbureau. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden.

Als secretaresse van het faculteitsbureau maak je onderdeel uit van een collegiaal team waar hard gewerkt wordt met oog voor elkaar. Je voert je werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van de bestuurssecretaris van de faculteit. Daarnaast heb je veel contact met de medewerkers van het faculteitsbureau en met de secretariaten van de afdelingen.


Werkzaamheden

Het team van secretaresses ondersteunt alle onderdelen van het faculteitsbureau, waarbij ieder als eerste aanspreekpunt fungeert voor een aantal eigen afdelingen en/of bestuurders.

Daarnaast verrichten alle secretaresses een aantal algemene secretariële en administratieve taken. Jij zult naar verwachting in eerste instantie werkzaam zijn als eerste aanspreekpunt voor de stafmedewerker Academische Zaken en het hoofd Financiën & Control.

Ook zul je mogelijk een rol krijgen als ICT-contactpersoon voor het faculteitsbureau. In deze rol fungeer je als ‘achtervang’ bij afwezigheid van een van je collega’s. De onderlinge taakverdeling binnen het secretariaat kan na verloop van tijd wijzigen.


Algemene taken op hoofdlijnen:

  • Agendabeheer van de hoofden en/of bestuurders die je ondersteunt;
  • behandelen van post, telefoon en e-mail;
  • zelfstandig voeren van correspondentie;
  • inplannen van afspraken en reserveren van zalen en catering;
  • organiseren en notuleren van vergaderingen;
  • verrichten van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden;
  • fungeren als algemeen aanspreekpunt voor het faculteitsbureau: afhandelen van vragen van medewerkers en externen of doorverwijzen naar het juiste ‘loket’.


Specifieke taken inzake promoties en hoogleraarszaken

Naast bovenstaande taken verzorgt het secretariaat van het faculteitsbureau ook de administratieve ondersteuning van promoties. Je wordt hierbij aangestuurd door de stafmedewerker Academische Zaken en stemt af met medewerkers van de afdeling Onderzoek. Deze administratieve taken omvatten:

  • Beheer functionele mailbox;
  • overzicht houden over promotieplanning en aanzoeken van voorzitters van promotieplechtigheden;
  • afhandelen van formulieren (o.a. via het informatiesysteem SIS) en declaraties;
  • contacten onderhouden met promovendi, promotoren, voorzitters van promotieplechtigheden, leden van promotiecommissies, het College voor Promoties en het Bureau van de Pedel.


Profiel

De Secretaresse die wij zoeken:

  • Heeft minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • heeft idealiter werkervaring in een vergelijkbare rol;
  • heeft een dienstverlenende instelling en is communicatief sterk;
  • is in staat tot prioriteren in een hectische werkomgeving;
  • is aantoonbaar flexibel en stressbestendig;
  • heeft een zelfstandige werkhouding;
  • is aantoonbaar ICT-vaardig: heeft kennis van de mogelijkheden van programma’s als Outlook, Word en Excel en is in staat deze slim toe te passen in eigen en andermans werkzaamheden;
  • heeft een goede beheersing van het Nederlands en Engels.
  • affiniteit met en/of ervaring in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

Periode en inschaling

Start? Zo spoedig mogelijk.
De werkdagen zijn in overleg in te delen, gezien de korte termijn is een korte vakantie bespreekbaar. Een vakantie langer dan 2 weken is niet mogelijk.
De functie is ingedeeld in schaal 7 conform de cao voor Nederlandse Universiteiten (max. €3159 op basis van fulltime).

Interesse?

Ben jij organisatorisch sterk en per direct op zoek naar een leuke uitdaging? Meld je dan direct bij Gijs door je cv en motivatie te mailen naar Gijs@studijob.nl. Voor vragen kan je bellen naar 020-535 3462.