Project Secretaris (20u p/w)

Ter ondersteuning van het programma Flow (een project voor de verbetering van de interne processen bij bedrijfsvoering) is de ACTA op zoek naar een

Project Secretaris (20u p/w)

Wat ga je doen?
Als programmasecretaris bied je administratieve, logistieke en inhoudelijke ondersteuning aan de programmamanager en de projectleiders. Je bent een spin in het web voor het programma en helpt de projectleiders op weg.

Onder de taken vallen onder andere:

  • Inrichten en bewaken programma- en projectstructuur;
  • praktische ondersteuning programmamanager (planning activiteiten, versturen uitnodigingen, reserveren ruimte, vast-/verslaglegging bijeenkomsten, etc.);
  • sparringpartner voor programmamanager en projectleiders;
  • bewaken planning en voortgang programma-activiteiten (onderhouden programmaplanning; opstellen/samenstellen voortgangsrapportages; opvolging acties, issues, risico’s);
  • ondersteunen (mede vormgeven en uitvoeren) communicatie binnen programma en met stakeholders buiten programma (redigeren en verzenden nieuwsbrieven, organiseren bijeenkomsten, etc.);
  • ondersteunen besluitvormingsprocessen en overlegstructuren binnen het programma (stuurgroep, programmateam);
  • afstemming met finance over financiële verantwoording programma (vastlegging, procedures, rapportages);
  • kwaliteitsbewaking projectmanagement binnen programma;
  • onderhouden programmadossier en programmaboekhouding.

Je denkt mee met de programmamanagers over de inhoud van het programma. In die rol, lever je o.a. een bijdragen aan periodieke inhoudelijke rapportages, begrotingen en maandelijkse inzage in projectbudgetten. Tevens controleer je financiële boekingen die worden gedaan op het project en het programma door het maken van overzicht boekingen/verplichtingen versus begroting.

Wie zoeken wij?
Onze ideale kandidaat beschikt over een relevante hbo-opleiding. Je kunt zelfstandig opereren, bent leergierig en proactief, hebt een gezonde ambitie, en beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Je beschikt over een dienstverlenende instelling en goede communicatieve vaardigheden. Verder ben je uitstekend in staat om plan- en procesmatig te werken en heb je affiniteit met financieel-administratieve taken. Complexe gegevens kun je eenvoudig ordenen en analyseren; je kunt hoofd- en bijzaken goed onderscheiden en brengt prioriteiten aan. Verder denk je kritisch mee met het programmamanagement over lopende en toekomstige zaken.

Verder ben je:

  • Resultaat- en kwaliteitsgericht;
  • Accuraat en zorgvuldig;
  • Uitstekend in plannen, structureren en organiseren;
  • Discreet en integer in handelen en optreden;
  • Collegiaal (teamspeler);
  • Stressbestendig en flexibel.

Looptijd en salaris
De aanstelling is voor de duur van 1 tot 1,5 jaar. De werkdagen zijn in overleg flexibel in te delen. Eventueel is werken op afstand voor een paar uur per week ook bespreekbaar. De functie valt in schaal 6 met mogelijk uitloop naar schaal 7. Hierbij hoort een bruto uurloon wat ligt tussen de €12,77 en €19,57. Dit is afhankelijk van leeftijd en ervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. Hier komt nog 22% aan reserveringen bovenop. Daarnaast kan je bij StudiJob kosteloos trainingen volgen.

Ben jij wie we zoeken?
Heb jij opvallend veel oog voor detail en breng je met plezier structuur en overzicht aan in je dagelijkse werk? Heb jij alle zaken altijd scherp en kan jij anderen hierin meenemen? Dan ben jij misschien wel de ideale kandidaat voor deze functie.
Solliciteer direct door je cv en motivatie te sturen naar Colla@StudiJob.nl.
Voor aanvullende vragen kan je ook bellen naar 020 535 3462.