Office Manager (38u per week)

Voor Bureau Alumnirelaties en Universiteitsfonds van de Universiteit van Amsterdam, is StudiJob op zoek naar een

Office Manager (38u per week)

Wat ga jij doen als Office Manager?

Bij Bureau Alumnirelaties en Universiteitfonds (BAU), worden veel evenementen georganiseerd. Jij zal primair verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de catering, de zalen en het eventueel boeken van reizen en hotelreserveringen in binnen- en buitenland. Daarnaast ben jij voornamelijk administratief bezig met het op peil houden van de database, het organiseren van de vergaderingen van het MT en het notuleren hiervan. Ook de telefoon van het bureau zal jij beantwoorden.

Daarnaast behoren tot jouw taken:

  • Deelnemen aan de dagelijkse administratieve werkzaamheden (adresmutaties doorvoeren, post­ en e-mailverkeer regelen, telefonische informatievragen afhandelen);
  • Controleren en leveren van adresbestanden;
  • Beheren agenda van eigen vergaderruimtes BAU;
  • Post verwerken: sorteren en verspreiden;
  • Maken van afspraken;
  • Beheren en bestellen van kantoorbenodigdheden.

Maar wat is het BAU?

Het bureau Alumnirelaties en Universiteitsfonds van de Universiteit van Amsterdam is verantwoordelijk voor het alumnibeleid van de UvA en de fondsenwerving onder alumni en vrienden van de universiteit. De voorbereiding en uitvoering van het beleid op deze gebieden geschieden in nauwe samenwerking met de Amsterdamse Universiteits-Vereniging (AUV) en de Stichting Amsterdams Universiteitsfonds (AUF). Alumnirelaties en Universiteitsfonds vormt het primaire aanspreekpunt voor alle alumni en particuliere donateurs van de UvA..

En in welk leuk team kom jij terecht?

Het alumnibestand van de UvA wordt bijgehouden door een team van databasemedewerkers en – beheerders. Als administratief medewerker zul je werkzaam zijn in het team en werken met het relatiebeheersysteem Raiser’s Edge en een aanvragenadministratie in TOPdesk. Naast de administratieve taken voer je alle voorkomende office management-taken uit. Hierbij ondersteun je de collega’s van het bureau en de directie in het bijzonder.

Dus ben jij de nieuwe Office Manager?

Als onze ideale Office Manager beschik jij over HBO denk- en werkniveau. Daarnaast kan jij goed op zelfstandige wijze nauwkeurig en systematisch werken, maar functioneer je natuurlijk ook goed in het leuke teamverband. Gezien een groot deel van de werkzaamheden zal bestaan uit het bellen, overleggen en zaken mondeling regelen, ben jij ook zeer communicatief vaardig in zowel het Nederlands als in het Engels.

Daarnaast heb jij:

  • Gevoel voor ICT en geautomatiseerde gegevensverwerking;
  • Kennis van de universitaire organisatie (een pré, geen vereiste);
  • Een klantvriendelijke, servicegerichte instelling.
  • Kennis / scholing op gebied van administratieve organisatie (Excel, Access, Outlook, TOPDESK) is een pré.

Periode en salaris?

De aanstelling is per direct en tijdelijk, voor een periode van 1 jaar. Het uurloon bedraagt minimaal €14,87 conform schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten. Hier komen nog 22% aan reserveringen bij. Daarnaast heb je de mogelijkheid om via ons kosteloos deel te nemen aan trainingen, coaching en workshops.

Interesse?

Stuur dan je CV en korte motivatie naar Awi@StudiJob.nl. Als je nog vragen hebt, mail dan gerust of bel naar 020 – 535 3468.